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一个精心制作的日程表使您能够管理自己的承诺，同时仍留出时间去做对您来说重要的事情。因此，它是您应对超负荷工作的最重要武器。
如何使用
日程安排最好定期进行，例如，每星期或每个月开始时。制订日程表时，要遵守以下步骤：
1. 首先确定您希望为工作留出的时间，这取决于您的工作的设计和您生活中的个人目标。
2. 接下来，划出您绝对必须良好完成的工作。这些通常需要您再次评估。例如，如果您是管理人员，则必须安排时间去处理出现的问题，提供指导和监督。同样，您必须安排时间与上司和周围的关键人员沟通。（尽管人们可能让您离开，短时间内‘忽略他们’，如果您没有为您生活中重要的人留出时间，则您最好的时间管理行为可能偏离正常轨道。）
3. 检查您的记事清单，并为高优先级的紧急活动以及不能委托别人去做和不能避免的重要任务做出日程安排。
4. 接下来，留出适当的应急时间。您可以根据经验判断需要多少时间。正常情况下，您工作的不可预知情况越多，需要的应急时间就越长。许多人工作的实际情况是经常中断，据调查显示，有些经理每次中断工作的时间平均为6分钟。
5. 现在，您所拥有的是您的“自由支配时间”：用于完成您的优先任务，并实现您的目标。检查您的优先记事清单和个人目标，评估完成这些任务所需的时间，并将这些时间安排在日程中。
但到第5步时，您可能发现您几乎没有自由支配的时间了。如果发生这种情况，则重新查看您在前四步中所用的假设。检查事情是否绝对必要，是否可以委托他人去做，或者是否可以在更短的时间内完成。
记住：人们实现成功的最重要途径之一是最大程度发挥他们在可用时间内实现的“杠杆作用”。他们通过将工作委派给他人、花钱外包关键任务或者使用技术自动完成尽可能多的工作而增加自己能够管理的工作量，这样可将他们解放出来去实现自己的目标。
另外，将此作为检查您的记事清单和个人目标的机会。您是否制定了在可用时间内无法实现的目标？您是否承担了过多的额外职责？或者您是否过高地确定了事情的重要程度？如果您的自由支配时间仍很有限，则可能需要重新商讨您的工作量。您会发现利用精心制订的日程表作为证据，这一件事变得异常简单。
关键点
日程安排是您制订时间使用计划的过程。通过有效地进行日程安排。您可以减轻压力，最大限度提高效率，从而使日程安排成为您可以利用的最重要的时间管理技能之一。在您有效地安排日程之前。您需要一个有效的日程安排系统。这可以是日记、日历、纸质计划表、PDA或者MS Outlook这样的软件，最适合的方法完全取决于您的环境。
日程安排是一个包含五个步骤的过程：
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确定您可用的时间； |
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划出您成功完成工作而必须执行的关键任务； |
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为高优先级的紧急任务和关键活动制订日程表； |
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留出适当的应急时间，以处理不可预测的意外事件； |
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在剩余的时间中，为满足您的优先级和个人目标的活动制订日程表。 |
如果在到第五步时几乎没有自由支配的时间，则重新检查您在第一步至第四步所做的假设。
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